Algemene voorwaarden ter hand stellen doe je zo

Veel ondernemers hanteren algemene voorwaarden – ook wel bekend als 'de kleine lettertjes'. Deze voorwaarden zijn extra regels die je hanteert bij al je overeenkomsten. Je legt daarin bijvoorbeeld je betalingsregeling of aansprakelijkheid vast. De belangrijkste afspraken ('kernbedingen', zoals de prijs) mogen niet in de algemene voorwaarden staan. Deze moeten duidelijk deel zijn van de (hoofd)overeenkomst.

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Ze kunnen wel handig zijn, omdat ze je vaak tijd besparen. Je hoeft namelijk niet elke keer apart te onderhandelen over alle voorwaarden waaronder je een overeenkomst sluit. Maar, laten we eerlijk zijn: niet veel mensen lezen de algemene voorwaarden.

Daarom heeft de wetgever bepaald dat jij als ondernemer extra je best moet om dat wel mogelijk te maken. Gevolg? Heel veel regeltjes. In deze blog help ik je daarmee graag een eind op weg.

Toegankelijk maken (ter hand stellen)

Je bent verplicht (een kopie van) de algemene voorwaarden vóór (of bij) het sluiten van de overeenkomst ‘ter hand te stellen’ (geven), zodat je klant de mogelijkheid heeft om de voorwaarden te lezen. Stuur bijvoorbeeld tegelijkertijd met de offerte ook de algemene voorwaarden mee naar je klant (en dus niet bij de factuur achteraf).

Het “ter hand stellen” kan op verschillende manieren. Je kunt de algemene voorwaarden:

• letterlijk overhandigen;
• e-mailen (als de overeenkomst volledig elektronisch tot stand is gekomen of met toestemming van de klant);
• op je website zetten (dit geldt alleen voor dienstverrichters óf als de overeenkomst volledig via de website tot stand is gekomen);
• ter inzage leggen op de plaats waar de dienst wordt verricht of het contract wordt gesloten (dit geldt alleen voor dienstverrichters).

Bij elektronisch “ter hand gestelde” algemene voorwaarden (dus via de e-mail of op je website) is het belangrijk dat je klant de algemene voorwaarden eenvoudig kunt:

• vinden,
• en opslaan (zodat hij ze later nog eens kan lezen),
• of – als opslaan niet mogelijk is – uitprinten.

Dit zal vaak betekenen dat je de voorwaarden als een .pdf bestand verstrekt. Daarbij moet je ook altijd melden dat je de voorwaarden op verzoek kunt toesturen.

Is de “ter hand stelling” voor of bij het sluiten van de overeenkomst écht onmogelijk? Dan kun je de algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank.

Wat nog meer?

Naast de “ter hand stelling” kent de wet nog meer belangrijke regels voor algemene voorwaarden. Zo is het ook noodzakelijk dat je vooraf altijd (in bijvoorbeeld de offerte of overeenkomst):

• duidelijk verwijst naar de algemene voorwaarden (waar je ze vindt);
• dat je de algemene voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing verklaart;

Heb je de voorwaarden dus in een bijlage gemaild naar je klant? Dan zet je in de mail dat de algemene voorwaarden in de bijlage te vinden zijn en dat deze van toepassing zijn op de overeenkomst.

Overigens is het niet verplicht dat de klant de algemene voorwaarden ook écht heeft gelezen. Hij moet alleen de kans hebben gekregen om ze te lezen.

Als jij je niet volledig houdt aan een van wettelijk vormvoorschriften, kunnen de algemene voorwaarden worden vernietigd. Gevolg? De algemene voorwaarden zijn dan nooit van toepassing geweest op de desbetreffende overeenkomst.

Dus:

1. Algemene voorwaarden moet je vooraf op de juiste manier verstrekken.
2. Je moet daarbij verwijzen naar de vindplaats van de algemene voorwaarden.
3. Je moet de algemene voorwaarden van toepassing verklaren op de overeenkomst.

Algemene voorwaarden opstellen? Dat kan natuurlijk bij Legalloyd.

Heb je nog vragen over het ter hand stellen van je algemene voorwaarden (of een andere vraag)? Neem dan contact op via 020 303 20 24.