Legalloyd Blog - Corona en de AVG: hoe ga je hier als ondernemer mee om? Deel 2: Privacy en werknemers

Corona en de AVG: hoe ga je hier als ondernemer mee om? Deel 2: Privacy en werknemers

De strijd tegen Corona gaat door! De maatregelen zijn nog zeker tot 28 april van kracht en worden wellicht nogmaals verlengd. De ‘anderhalvemetersamenleving’ is het nieuwe normaal. In deze crisistijd begrijpen wij dat je als ondernemer te maken krijgt met verschillende juridische vraagstukken. Een belangrijk terugkerend vraagstuk is hoe de effecten van Corona impact hebben op privacyvraagstukken. Nu we inmiddels alles weten over veilig thuiswerken is het tijd voor de volgende stap: hoe zit het met Corona en privacy van de werknemer?

 

Privacy en werknemers

Het advies aan werkgevers is om werknemers zoveel mogelijk thuis te laten werken. Als de werknemer thuiswerkt heb je als werkgever vaak geen zicht op wat de werknemer thuis doet. Bovendien zijn de technologische middelen om werknemers te controleren de afgelopen jaren enorm gegroeid. Ook is het thuiswerken in sommige sectoren of afdelingen van jouw onderneming helemaal niet mogelijk. In dat geval gaat het werk – met inachtneming van de anderhalve meter – gewoon door. Hoe houd je zicht op werknemers thuis? En wat mag je doen als werkgever als een van jouw werknemers (vermoedelijk) is getroffen door het coronavirus? Wij bespreken de privacyregels!

 

Monitoren werknemer

Een werknemer mag gecontroleerd worden, maar hier zijn strenge voorwaarden aan verbonden. Het privacyrecht van een werknemer weegt immers zwaar. Zo mag je bijvoorbeeld niet continu of heimelijk monitoren. Het is daarentegen wel toegestaan om steekproefsgewijs te monitoren. In dat geval moet de werknemer hier voorafgaand over worden geïnformeerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een personeelshandboek of protocol waarin regels zijn opgesteld voor het e-mail en internetgebruik van werknemers. Daarnaast moet je een legitiem doel hebben om deze controle uit te voeren, zoals het verbeteren van productiviteit van de werknemer of vermoeden van misbruik van het e-mailsysteem. Tot slot moet de controle noodzakelijk zijn. In dat geval mag geen andere – minder inbreukmakende – manier zijn om het doel te bereiken.

Twijfel je of monitoren in jouw geval mag? Stel dan een thuiswerkregeling op en maak hierin duidelijke afspraken over werkzaamheden en deadlines. Op deze manier houd je toezicht zonder inbreuk te maken op het privacyrecht van de werknemer!

 

Besmet met het coronavirus?

Twijfel je of een werknemer mogelijk besmet is met het coronavirus? Als werkgever mag je dit niet zelf controleren of hiernaar vragen. Schakel de Arbodienst of bedrijfsarts in. Vertelt een werknemer uit zichzelf hierover, dan mag je deze gegevens niet registreren.

Heeft een werknemer last van verkoudheid of griepverschijnselen? Dan mag je van de Autoriteit Persoonsgegevens in verband met het coronavirus deze werknemer wel naar huis sturen om mogelijke besmetting te voorkomen. Ook mag je een werknemer vragen zijn gezondheid goed in de gaten te houden. Je kunt bijvoorbeeld je werknemer verzoeken om zo nu en dan zijn temperatuur te meten.

 

Ziek thuis

Heeft de werknemer zich ziekgemeld? Dan mag je geen gegevens verwerken over de gezondheid van jouw werknemer. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens rust een verwerkingsverbod. Het is als werkgever dan ook niet toegestaan te registreren welke werknemers kampen met het coronavirus en wat de aard en de oorzaak hiervan is. Dit geldt overigens ook voor een verkoudheid of beenbreuk. Ieder mens heeft het recht om dit zoveel mogelijk voor zichzelf te houden.

Contact houden met de zieke werknemer is toegestaan. Je mag als werkgever vragen stellen over hoe het gaat, hoe lang de werknemer verwacht afwezig te zijn en hoe de werkzaamheden verder worden ingericht. Deze gegevens mogen ook geregistreerd worden. Het betreft dus alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor jou als werkgever.

Ook het informeren van collega’s over de afwezigheid en de verwachte duur van de zieke werknemer is toegestaan. Let op: je mag niet delen waarom de werknemer zich ziek heeft gemeld. De werknemer mag zelf beslissen of hij zijn andere collega’s hierover wil informeren. Is vastgesteld dat de werknemer corona heeft en kunnen andere collega’s mogelijk besmet zijn? Dan geldt het protocol van de GGD. Het is niet aan de werkgever om de andere werknemers hierover in te lichten.

 

Mailbox zieke werknemer

Je mag de zakelijke e-mail van jouw werknemer tijdens zijn afwezigheid controleren. Let wel, blijkt uit de titel van de e-mail dat het gaat om een persoonlijke e-mail dan mag je als werkgever het bericht niet lezen. Ook bijvoorbeeld de map met de naam ‘privé’ mag niet worden geopend.

Is er geen duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé? Dan kan je als werknemer verwachten dat jouw privéberichten kunnen worden gelezen. Je bent als werkgever wel verplicht om de e-mail direct af te sluiten, zodra je erachter komt dat het gaat om een privébericht.

 

Waarom gelden deze strenge privacyregels?

Door de gezagsverhouding tussen jou en jouw werknemers, kan een werknemer zich eerder verplicht voelen om bepaalde informatie te delen. Het is daarom belangrijk te zorgen dat de werknemer zich niet onder druk voelt gezet om informatie te delen.

Toestemming is in dit geval dan ook geen geldige reden om deze gegevens wel te kunnen registeren. Door de gezagsverhouding kan namelijk geen rechtsgeldige toestemming door de werknemer worden gegeven. Kortom, het verwerken van gegevens van zieke werknemers is niet mogelijk.

Heb je nog vragen? Schroom niet om contact met ons op te nemen! Lees ook onze andere blogs in de Corona reeks, waar antwoord wordt gegeven op de meest gestelde juridische vragen rondom Corona.

Alle regels voor ondernemers weten?

Schrijf je in en wij houden je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.