{{messages[0][0]}}

Onbetaalde facturen: de hoofdpijn en het tegengif



Onbetaalde facturen, die kunnen jou als ondernemer flink hoofdpijn bezorgen. Advocaten en incassobureaus weten wel raad met een incassozaak. Maar hoe kun jij als ondernemer zelf het beste met een onbetaalde factuur omgaan?

In deze blog coach ik je om sneller het teken aan de wand te signaleren en geef ik je praktische handvatten als tegengif.

Hoe het vaak begint
Je hebt net een grote klus binnengesleept voor je onderneming: je bent euforisch. Voor de aankomende maanden heb je werk en reken je op een goede omzet. Je gaat hard aan de slag voor de klus. De gewerkte uren aan het project lopen op, je factureert maandelijks zoals afgesproken, maar de bankrekening van je onderneming blijft verdacht leeg. De facturen blijven onbetaald.

De hoofdpijn komt op
De betalingstermijn van de eerste factuur is verstreken. Je vraagt je af: “Hoezo heeft de klant nog niet betaald?” Je sust jezelf met eigen antwoorden: “de klant heeft het vast druk en de factuur wordt heus wel binnenkort betaald.” Maar onvermijdelijk komt de hoofdpijn op.

De eerste remedie is: verzin geen eigen antwoorden, maar ga op onderzoek uit. Er is maar één partij die de vraag waarom de factuur nog niet is betaald moet beantwoorden en dat is de klant zelf. De methode hiervoor is je contactpersoon bij de klant te bellen en deze erop te attenderen dat nog een factuur opstaat. Dit is snel en effectief.

Uit de ervaringen van onze klanten weten we dat hoe langer een factuur openstaat, hoe minder groot de kans is dat deze nog wordt betaald.

Belemmerende overtuiging
Bellen over een onbetaalde factuur voelt misschien ongemakkelijk. Je bent bang dat je de relatie op het spel zet. Dit is typisch een belemmerende overtuiging van jezelf, die het jou lastig maakt. Het is niet vreemd dat je over een onbetaalde factuur aan de bel trekt. Bij de bakker moet je ook afrekenen voor je brood en de verhuurder van je kantoorruimte verwacht ook tijdige betaling van de maandelijkse huur.  

Acties op eventuele reactie
Als je contactpersoon in het telefoongesprek zijn excuses maakt en de betaling toezegt, zul je opgelucht zijn. Hang nu niet uit pure vreugde direct de telefoon op, maar spreek een concrete datum voor de betaling af.

Anders wordt het, wanneer de klant vertelt dat hij op dit moment geen geld heeft om de factuur te betalen. Dit is een vervelende mededeling, maar het is goed dit tijdig te horen.

Het kan ook zijn dat je contactpersoon begint te klagen over je werkzaamheden. Natuurlijk, dit is niet leuk, maar ook in dit geval is het goed dit tijdig te horen. Een klacht ontslaat de klant overigens niet zomaar van zijn betalingsverplichting. Je hoeft dus niet direct af te druipen en je mag de klant gerust hierop wijzen. Het is aan de klant zijn klachten aan te tonen. Jij kan dan onderzoeken of de klant een punt heeft.

In alle gevallen is het nuttig je telefoongesprek nadien in een e-mailbericht aan de klant vast te leggen. Ook in het meest rooskleurige scenario blijft dossieropbouw van belang.

Stoppen met werken
Wanneer de betaling uitblijft, doe je er verstandig aan je werkzaamheden voorlopig te staken. In juridische bewoording betekent dit dat je je verplichtingen opschort, totdat de klant de openstaande factuur heeft betaald. Dit klinkt misschien hard. Maar hoe graag je de klus ook wil doen; het heeft echt geen zin voor duizenden euro’s werk te verrichten en rekeningen te versturen, als de eerste rekening al onbetaald blijft. Stop dus met ‘voor niets’ werken, zodat je erger voorkomt. Bovendien kun je je dan focussen op het binnenhalen van andere klussen.

Meer instrumenten: rente en buitengerechtelijke kosten

Na je onderzoeksfase heb je een beter beeld ervan hoe de zaken ervoor staan. Aan de hand hiervan kan je beslissen welke instrumenten je nog meer wil inzetten.

Het is goed te weten dat vanaf het moment dat de klant niet binnen de overeengekomen betalingstermijn heeft betaald, hij in verzuim is. In verzuim betekent onder meer dat de klant vanaf dan rente over het openstaande bedrag is verschuldigd aan jouw onderneming. Bij consumenten is dat de ‘gewone’ wettelijke rente, bij je handelspartner is dat de hogere wettelijke handelsrente. Wellicht is er ook sprake van contractuele rente. Hoe dit precies zit, kun je lezen in de blog over de verschillende rentevormen.

Verder kun je de buitengerechtelijke kosten in rekening (gaan) brengen bij de klant. Als de klant een consument is, dien je eerst op correcte wijze een schriftelijke waarschuwing te sturen, de zogeheten WIK-aanzegging. Wat dit inhoudt, lees je hier. Je wanbetalende handelspartner die in verzuim is, is zonder waarschuwing de buitengerechtelijke kosten verschuldigd.

De instrumenten rente en buitengerechtelijke kosten kan je dus gebruiken om de wanbetaler tot betaling te bewegen. Hiermee kun je je wanbetalende klant laten inzien dat het ook onaantrekkelijk is voor hem nog langer te wachten met betalen.

Onze incassobrief bevat deze instrumenten en kun je versturen zodra de klant in verzuim is.

Gerechtelijke incassoprocedure

Als je alle instrumenten hebt ingezet, maar de factuur nog steeds niet is betaald kun je overwegen naar een gerechtelijke procedure te starten. Het is niet leuk en het kost je eerst geld. Je moet namelijk griffierecht, de deurwaarder en eventueel je advocaat betalen. Maar, als je je verhaal goed kunt onderbouwen met bewijsstukken, dan kan je vordering de procedure waard zijn. Je bewijsstukken zijn bijvoorbeeld: de opdrachtbevestiging of overeenkomst, de facturen, de email over de betalingstoezegging van de klant en de laatste incassobrief.

Kortom, om de laatste stap soepel te laten verlopen is het van belang een goed dossier tijdens het traject op te bouwen.

Preventieve maatregelen

Ik sluit af met stap 1: de preventieve maatregelen die je kunt treffen tegen de hoofdpijn.

Voordat je in zee gaat met je klant, kun je (online) research doen naar de financiële gezondheid en betalingsgewoontes van de klant. Als je slechte reviews treft, dan weet je dat je alert moet zijn. Verder is het verstandig de afspraken die je maakt duidelijk vast te leggen in bijvoorbeeld een schriftelijke opdrachtbevestiging of overeenkomst. Ook kun je in de algemene voorwaarden alvast de sanctionerende afspraken over de rente en buitengerechtelijke kosten vastleggen.

Gouden tip
Maar wellicht is de gouden tip wel dat je een nieuwe klant vraagt een voorschot te betalen, voordat je begint met werken. Hoe ‘startend’ jij ook bent, hoe gaaf de klus ook moge zijn, hoe groot de klant ook is: geloof in jezelf en wat je te bieden hebt. Je werk is geld waard en daarom kun je met goed fatsoen een voorschot vragen. De klant mag best laten zien hoe serieus die is in zijn opdracht aan jou; jij bent immers ook serieus

MEER BERICHTEN