{{messages[0][0]}}

Zwarte lijsten: do's and don'ts



In principe is de klant natuurlijk ‘koning’. Maar klanten kunnen nog wel eens vervelend worden. Soms zo vervelend dat je eigenlijk geen zaken meer met ze wil doen. Om te voorkomen dat je dezelfde klanten nog eens terug krijgt, kun je een zwarte lijst opstellen. Zo kun je gemakkelijk nagaan of een klant in het verleden voor problemen heeft gezorgd. Let er alleen wel op dat je met gevoelige informatie omgaat en dat je je dus aan bepaalde regels moet houden.

Mag een zwarte lijst?

Een zwarte lijst mag namelijk niet altijd. Het opstellen van zo’n lijst is een verwerking van persoonsgegevens, dus je zult je aan de privacywetgeving moeten houden. En die is vrij streng. Als je een zwarte lijst opstelt moet je je een aantal dingen goed afvragen. Dit zijn de belangrijkste:

  1. Waarom stel je de lijst op?
    Je moet natuurlijk wel een goede reden hebben op zo’n lijst op stellen. Een zogeheten ‘gerechtvaardigd belang’. Bijvoorbeeld het voorkomen van fraude of strafbare handelingen. Je kunt dus geen klanten weren omdat ze simpelweg ‘vervelend’ zijn. Zet dit doel ook op je lijst, zodat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet waar je mee bezig bent.

  2. Bespaar je (soms) de moeite
    Soms is het eigenlijk niet nodig om een zwarte lijst op te stellen. Sterker nog, als het niet noodzakelijk is mag het ook niet. Als je bijvoorbeeld in je software kunt inbouwen dat de frauderende klant geen account meer kan aanmaken, dan heb je je doel ook bereikt. En dan hoef je ook niet al deze regels af te lopen.

  3. Wat zet je erop?
    Hoe minder gegevens er op de lijst komen, hoe beter. Meer informatie dan strikt nodig mag je er niet op zetten. Kopieer dus vooral niet alle gegevens die je van de betreffende klant hebt naar die lijst. Ook hier geldt: het is niet nodig, dus het is verboden. Houd het daarom gewoon bij de naam, inloggegevens en eventueel een IP-adres.

  4. Wikken en wegen
    Je hebt als bedrijf natuurlijk een belang om die lijst op te stellen, maar de klant heeft óók een belang om niet op die lijst te staan. De gevolgen voor de klant zijn natuurlijk nadelig. Al helemaal als de klant alléén bij jullie een bepaalde dienst kan (en door die lijst: kon) krijgen. Ga voor jezelf na of je echt voldoende belang hebt bij de lijst.

 

Wel even melden

Vergeet je lijst vooral niet te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)! De AP heeft zelfs een heel protocol opgezet voor het melden van zwarte lijsten. Die kun je hier vinden: zwarte lijst protocol AP. Vanaf mei 2018 krijgen we trouwens nieuwe privacywetgeving in Nederland (zoals je hier kunt lezen). Vanaf dan hoef je de lijsten niet meer te melden. De overige regels blijven wel geldig.

Intern of extern

Als je eenmaal zo’n zwarte lijst hebt dan kun je die intern gaan gebruiken om klanten te weren. Een andere optie is om de lijst openbaar te maken. Zo kunnen ook andere bedrijven welke klanten ze beter niet in huis halen. Je kunt je voorstellen dat zo’n openbare lijst qua privacy wat gevoeliger ligt voor de mensen die erop staan. Dat is ook de reden dat je voor het gebruik openbare, ook wel externe, lijsten toestemming moet krijgen van de AP. Dan ben je er dus niet met alleen een melding!

Er bestaan trouwens ook algemene zwarte lijsten voor bepaalde bedrijfstakken. Bijvoorbeeld lijsten voor lastige gasten in hotels of klanten met een winkelverbod. Als je je hierbij wilt aansluiten moet je óók toestemming vragen aan de AP.

Wil je weten of jij een zwarte lijst mag opstellen? Of twijfel jij of je toestemming nodig hebt? Dan kun je altijd contact met ons opnemen.

MEER BERICHTEN